Prostředí Microsoft Excel

 

Popis

Tabulkové procesory nám umožňují pracovat s nějakými zadanými daty, provádět s nimi výpočty, či různé operace. Já jsem si vybral na popis Microsoft Excel, protože se mi s kancelářským balíčkem pracuje asi nejlépe. Základem dokumentu je sešit. Sešit si posléze můžeme libovolně pojmenovat (podle kritérií na pojmenování souborů). Má příponu .XLS a nebo .XLSX. V sešitu se dále nachází listy, které si také můžeme také přejmenovat.

Nahoře můžeme vidět Pás karet s jednotlivými oddíly. Dále z editačního řádku a posléze z pracovní plochy. V pracovní ploše se nachází buňky, ke kterým můžeme přistupovat pomocí indexů (řádků a sloupců). Sloupce jsou označovány pomocí písmen, řádky se označují pomocí čísel. Když vybereme více řádků a buněk, tak se jedná o tzv. Oblast. Tyto buňky můžeme například slučovat, upravovat písma v nich a nastavit jim různé formáty.

 

Ukládání hodnot a vzorců do buněk

Do každé buňky můžeme vložit text nebo číslo. Pokud se do buňky její obsah nevleze, tak přesahuje do vedlejší buňky, a nebo se prostě za ni schová. Když se do buňky nevleze číslo, zobrazí se nám tam znaky: #.Pokud skrytý text chceme upravovat, musíme kliknout na buňku a můžeme jej upravit v editačním řádku. Jestliže si chceme obsah buňky zobrazit, můžeme si zvětšovat velikost řádků a sloupců, tak si to musíme roztáhnout.

Kromě textů a čísel můžeme do buněk také vkládat vzorce, ty Excel pozná podle klíčového znaku =. Hodnoty v buňkách můžeme porovnávat, sčítat, odčítat, násobit, dělit a využívat spoustu dalších operací. Jestliže jsme zadali vzorec špatně, tak se nám místo hodnoty objeví chybové hlášení. Pokud chceme buňku zkopírovat, vzorec uvnitř ní se nám zkopíruje s ní. Když do buňky napíšeme vzorec, tak se nám vpravo dole ukáže malý čtverec, když jej uchopíme a táhneme s ním dále, tak se nám ten vzorec rozšiřuje do dalších buněk.

 

Tabulky

V tabulce hrají důležitou roli Filtry, které na základě našich požadavků vyberou buňky, které splňují naše kritéria, a skryjí buňky, které nesedí naší podmínce. Filtry lze kombinovat, můžeme tedy nastavit více takových podmínek zvlášť. Měli bychom se pokusit udělat tabulku co nejpřehlednější, nejjednodušší a nejsrozumitelnější. Toho dosáhneme pomocí formátování tabulky. Můžeme ji upravovat sami, nebo použít defaultní funkce. Můžeme tedy zvýraznit důležité buňky a nebo pouze jejich hodnoty jedním kliknutím. Můžeme tedy upravovat šířku a výšku buňky, zarovnání obsahu v nich a formátovat písmo. Formátovat můžeme jak prázdné buňky, tak i buňky, které již něco v sobě obsahují. Pří kopírování buněk se s nimi kopíruje i jejich formát. Tabulku nadále můžeme použít vytvoření grafu, kontingenční tabulky a kontingenčního grafu. Vytvoříme ji tak, že si označíme oblast s daty, které chceme mít v tabulce a na pásu karet vybereme kartu VLOŽENÍ a v ní Tabulka.

 

Grafy

Grafy se dělí na dvojrozměrné (sloupcový) a trojrozměrné (kruhový). Graf je vyhotoven na základě údajů, které máme v tabulce, bez toho není možné graf sestrojit. Poté si aktivujeme tzv. průvodce, který nám pomůže graf vytvořit. Pokud v tabulce dodatečně něco změníme, graf se automaticky také aktualizuje. Můžeme sestrojit dále také pruhové, plošné, spojnicové, výsečové, prstencové, kuželové a další. Graf nám napomáhá zorientovat se v tabulce a udělat si na základě jejích dat nějakou statistiku. Obrázek grafu je tzv. plovoucí, to znamená, že s ním můžeme kdykoliv pohybovat, přesouvat a měnit jeho velikost. Graf můžeme vytvořit tak, že v kartě VLOŽENÍ vybereme v sekci Grafy to, co nám vyhovuje nejvíce.

 

Kontingenční tabulky a grafy

Slouží k přehlednému zobrazení a analýze většího množství dat. Opět vychází z dat, které máme uložené v tabulce. Kontingenční tabulku můžeme sestavit několik různými způsoby. Můžeme tu použít i například data z předešlé kontingenční tabulky. S vytvořením nám pomáhá Průvodce kontingenční tabulkou. Vytvoříme ji tak, že zvolíme kartu VLOŽENÍ a na ní vybereme první položku Kontingenční tabulka. Podobně tvoříme také kontingenční graf. Když máme velmi nepřehlednou a přeplněnou tabulku, tak použitím kontingenční tabulky či grafu se v nich lehce zorientujeme. Vzhledem k tomu, že se tam nenachází duplicitní hodnoty, tak se nám může záznam např. ze 100 řádků zmenšit do 10 řádků.

Po nadefinování kontingenční tabulky máme na výběr mezi 4 kolonkami (Filtr sestavy, Popisky řádků, Popisky sloupců, Hodnoty). Z předchozí tabulky, kterou máme nastylovanou se nám uloží klíčová slova do nabídky nad těmito 4 kolonkami. Tato klíčová slova si přetáhneme do kolonek podle toho jak chceme aby naše tabulka vypadala. Popisky řádků a sloupců jsou normální. Hodnoty se ukládají podle toho pro který řádek a sloupec jsou přiřazené a filtr nám umožňuje filtrovat data podle hodnot jednoho z klíčových slov. Dále můžeme s tabulkou manipulovat a každá změna se okamžitě projeví.